姜晓亮:企业合同管理风险控制流程
来源: | 作者:姜晓亮 | 发布时间: 2024-01-28 | 286 次浏览 | 分享到:

姜晓亮 国际法学硕士   counsel@attorney.net.cn

2023年12月5日,最高人民法院公布《关于适用〈中华人民共和国民法典〉合同编通则若干问题的解释》,内容涵盖民法典的债法总则、合同总则两大部分,该司法解释将对企业合同合规管理产生重要的影响。建议顾问单位首先组织相关管理人员结合民法典的相关规定进行学习研讨;其次是更新合同合规管理的制度与流程;接着是修改与供应商,客户等的格式合同文本;最后是通过修订各个部门与人员的岗位责任加以落实。

1.合同策划

1.1 管理模式
企业的合同管理一般采用各部门归口管理的模式,如供应商合同管理;客户合同管理;物流合同管理;基础设施合同管理;行政类合同管理等。本流程不涉及人力资源合同。

1.2.各类合同模板的修订
结合民法典合同篇的相关规定,对常用合同及相关协议的模板进行修订。合同模板先由部门拟定或修正,并按规定的流程经公司研发部门,销售部门,采购部门,财务部门,生产部门和公司负责人审核,同时请法律顾问参与审核。企业在合同模版的条款中应当明确双方约定本合同条款不属于格式条款,同时企业的合同模板不应添加本企业的各类标识。具体可以参考《企业与法手册》中的《编撰合同模板的法律建议》一文。

1.3.电子数据合同
民法典合同篇规定,以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为书面形式。具体可以参考《企业与法手册》中的《通过email签订与履行合同的流程》一文。

1.4.履约担保
对资信不明的客户,需首先要求客户其提供担保后,才可以信用销售:
1)客户提供不动产抵押担保,在双方签订《不动产抵押合同》并在依法办理抵押登记后,方可供货  ;同时还需查询所抵押的厂房是否已经被第三人实际占有的情况。
2)关联公司提供保证担保;关联公司提供担保,除了签订保证协议外,企业需要收集三方面的证据作为保证协议的附件:担保公司的公司章程(由公司提供或工商局调取);担保公司的股东会或董事会决议(如果是复印件一定要核对原件并要求担保公司在复印件上盖章确认;担保公司股东同意公司对外担保的证明或者让同意对外担保的股东直接在担保合同上签字(同意的股东人数必须符合章程要求)。
3)客户的法定代表人及股东的夫妻提供保证担保;应在合同中明确保证人的保证责任应是连带保证责任,而不是一般保证责任。民法典合同篇对保证责任的规定作了修改,需要在合同中明示连带保证责任,否则为一般保证责任。

2. 合同订立

2.1 资信调查
订立合同前,掌握对方的资信等情况,如注册资金,实数资本,经营能力,纳税情况,职工工资,付款信誉,公司信誉,生产状况,公司资产和负债。通过客户信用的评估和控制程序,实现交易决策的定量化和程序化,从而控制风险。

2.2 合同审查
合同审查是对合同中可能存在的商务风险与法律风险,基于供应商或客户的资信情况,并按照法律的规定及法律顾问的判断提供意见。 对在合同审查过程中发现合同中所存在的对企业不利的条款,特别是严重不利的条款或重大权益未予约定的情况、存在严重瑕疵可能导致合同或其部分条款无效的情况;但是否接受该等条款 需要由企业综合评估后决定。具体可以参考《企业与法手册》中的《企业审查商务合同的流程》一文

2.3.签字盖章
在合同效力条款中规定合同须由双方签字与盖章方能生效。重要合同应分别由法定代表人与委托代理人签字,然后由公司盖章;一般合同应由委托代理人签字并由公司加盖公章。  
严禁在空白文本上盖章。通常先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。合同文本2页的可以双面打印;3页以上的须加盖骑缝章。

2.4 合同登记
合同盖章生效后,各部门按公司合同管理流程对合同进行编号并登记。合同文本原件需按规定保管;履行合同是使用复印件或PDF文本。  

3. 合同履行

3.1.货款结算
  财务部门依据合同进行发票的开具与收取;收款与付款工作,付款单位与合同对方当事人名称不一致的,财务部门应当督促付款单位出具委托付款证明。  在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经主管签字同意后,再转财务审核付款。
  对供应商的付款条件:
1)预付款必须凭生效的合同;  
2)进度款必须凭合同和履行进度证明;
3)验收后付款必须凭合同、检验单、入库单、发票;
4)保质金必须凭完成义务证明。  
  对客户的收款程序:
1)业务部门负责统计与催收。
2)财务部门负责汇总及督促检查。
3)客户未按时付款时发送对账单。
4)客户再不付款时,发送付款通知。

3.2 质量纠纷
首先需要固定相关证据:合同,技术协议,送货单,质量保证书,照片和录像,备忘录;提交有关鉴定机构和技术部门进行质量鉴定;保存好双方就质量纠纷的往来快递,座谈记录,协议等;出具相关损失的财务报告。  

3.3 应收账款
  对公司的应收帐款实行系统化的管理,包括交易条件,信用评估,部门审核,定期对帐,定期探访,合理激励等多种有效的措施,缩短收帐周期,减少呆帐、坏帐的损失。  
  对客户应付而未付的款项,建立应收帐款案卷,如合同、送货单证、发票、往来email、客诉、对帐单等等;分析原因,研讨对策。对大笔金额的欠款及信用状况不明的客户,在每次邮寄发票时必须同时附寄对帐单(并在合同中增加对帐条款)。
  参考文献:《企业与法手册》中的《企业应收账款风险管理流程》。

3.4 EMS信函
按照司法判例,企业需要通过EMS寄送重要的文件与发票等文件,否则如果对方否认的话,法院可能会认为未送达。
格式合同中应增加通知送达条款,约定因企业地址或名称变更而无法送达的处理方法。
变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求,必须在填写快递单时在内件品名栏目内注明信封中的文件名及内容,快递存根或签收凭证作为合同组成部分妥善保管。

3.5 违约责任
企业可以在合同中约定一方违约时根据违约情况支付具体数额的违约金。之所以选择约定一个具体数额的违约金,是因为很多情况下守约方的损失难以证明。如果一旦违约,要由守约方来证明其违约损失,那当事人对于在合同对于违约金的约定就会落空。

4. 合同评估

4.1 对每一供应商与客户单独建立档案
业务部门,技术部门和财务部门应当根据合同的分类,按公司的要求,不定期汇总各自工作范围内的合同订立和履行情况,所有涉及客户与供应商的营业执照,资质证书,产品质量;产品安全;延时交货;投诉处理;技术支持;包装条件;规格准确;单证文件;交货数量;保修维护等文件, 均应建档。

4.2 合同评估会议

评委由公司领导与采购,生产,质量,销售,财务等部门的人员组成。评估内容:
采购部门: 价格、数量稳定、按时交货;
质量部门: 规格准确、质量稳定、包装、质检报告和文件的准确、投诉处理;
生产部门: 质量、技术支持、按时交货;
销售部门: 客户资信,应收账款;
财务部门: 发票单证;付款期限,付款条件。

4.3 合同归档
  通过检查公司合同履行全程,  各经办人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料(包括与有关的文书、图表、email以及合同流转单等)按合同编号整理,交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁或遗失。
  供应商或客户终止交易后,所有档案必须保存3年以上。

4.4. 绩效考核
公司定期按照合同管理流程及岗位责任对合同管理工作进行考核,将合同签订,履行情况、合同档案等绩效考核。  
凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况或遗失合同有关文件而给公司造成损失的,经办人应承担相应经济和行政责任。
通过考核, 修改完善合同管理流程和格式合同;修订相关部门及职工的岗位责任。