姜晓亮:企业应收账款风险管理流程
来源: | 作者:姜晓亮 | 发布时间: 2024-02-25 | 244 次浏览 | 分享到:

姜晓亮  国际法学硕士  counsel@attorney.net.cn 


企业的应收账款异常,可能使利润与企业现金流断裂,企业利润的增长与现金流不同步,甚至可能恶化现金流,因为企业除了要垫支成本费用外,还要交纳流转税和所得税。企业的应收账款风险管理的流程,需要协调企业的销售,技术,财务,采购与生产等部门的合力,避免企业各个部门各自为政;企业需要准确了解客户的资信状况,随时了解客户信用的变化情况;建立起有效即时的客户信用评估体系。

1、客户资信调查

对新开户的客户及每年定期对本公司的所有客户进行资信查询,如发现异常需及时采取相应措施:

1)国家企业信用信息公示系统
http://www.gsxt.gov.cn/index.html  ,核实客户的注册资金是否到位(按照修订后的公司法规定,注册资金自公司成立之日起五年内缴足)、地址、法定代表人、经营范围、投资人信息、企业变更情况、包括企业的年度报告、资质资格许可、经营异常名录和有无违法记录等。

2)中国执行信息公开网
网址:
http://zxgk.court.gov.cn /,以查询新收及此前未结的执行实施案件的被执行人信息及失信被执行人信息。可于该系统中查询失信被执行人的履行情况、执行法院、执行依据文书及失信被执行人行为的具体情形等内容。

3)  信用中国
网址:
https://www.creditchina.gov.cn/xinyongfuwu/shixinheimingdan/  主要使用社会信用体系建设部际联席会议成员单位提供的对社会公开的信用信息。网站由国家发展改革委、中国人民银行指导,国家公共信用信息中心主办,并由国家信息中心、中经网提供技术支持。

4)中国裁判文书网
网址:
http://wenshu.court.gov.cn  ,查询客户以前所涉各类案件的判决情况。如有,则应着重分析客户的信用与客户处理质量纠纷的方法,作为评估客户信用的参考。

5)人民法院公告网
网址:
https://rmfygg.court.gov.cn/  .通过查询开庭公告,执行公告,裁定公告及破产公告,查询客户及关联公司是否涉案。

6)动产融资统一登记公示系统
网址:
https://www.zhongdengwang.org.cn/zhongdeng/index.shtml  登记系统公示的作用是通过便利的查询服务实现的。用户可通过主体名称、登记证明编号等途径在线对所有在公示期限内的登记进行查询,以防范交易风险。
应收账款质押登记是指《物权法》第223条规定的应收账款出质,具体是指为担保债务的履行,债务人或者第三人将其合法拥有的应收账款出质给债权人,债务人不履行到期债务或者发生当事人约定的实现质权的情形,债权人有权就该应收账款及其收益优先受偿。在应收账款上设立质权,应当进行登记。应收账款质押登记的目的是公示应收账款已被质押的事实,取得对抗第三人的法律效力。
应收账款转让登记主要是针对保理当中应收账款转让而设立的。应收账款转让是指在保理业务中,应收账款债权人将应收账款出让给银行或保理商以获取资金的一种筹资方式,其本质属于债权转让。应收账款以登记的方式进行公示,可以透明交易关系,避免同一应收账款先转让后质押,或者先质押后转让产生的权利冲突,保护交易安全。

7)全国企业破产重整案件信息网
网址:
http://pccz.court.gov.cn/pcajxxw/index/xxwsy  ,查询客户是否为破产重整企业,如是,应立即停止信用销售交易。

8)对欠款金额较大的客户,需要到其公司进行实地调查,考察客户的生产能力、经营状况;并通过询问其他关联客户、客户员工等方式,侧面考察公司的商业信用。


2. 客户授信风险评估

2.1 企业客户授信业务的风险控制
参考《企业与法手册》中《
企业客户授信业务的风险控制》及《客户授信报告(参考文本)》 两篇文章。

2.2 客户财务报告风险分析
对客户公开的财务报告或者请求客户提供由会计师事务所出具的客户财务审计报告,进行分析评估。具体可以参考《企业与法手册》中的《客户财务报告风险分析》。

2.3 客户信用报告会议
建议企业定期召开客户信用报告会议,相互沟通,以便及时掌握情况,将信用风险减至最低。
1)销售部门会议:应收款的回笼情况,可能存在的风险和未来的工作规划。
2)销售部门和其他部门的联席会议:对主要客户的信用风险以及目前危险客户进行分析和评价,逾期帐款和超过信用额度销售帐户分析,以及新客户的资信情况等。
3)公司会议:必要时邀请法律顾问参加,讨论公司应收款的运作情况,所遇到的困难和信用风险预测,客户信用额度的确定与核实;公司信用策略的执行情况以及改进措施等。

3. 客户信用交易的档案管理

公司与客户进行信用交易时,必须提前为每一个客户单独建立信用交易档案,并在客户交易过程中予以及时补充与更新。未建立信用交易档案的,不得与该客户进行信用交易。建立的客户信用交易档案,应当包括以下文件及信息:
1) 客户的营业执照彩色扫描件及银行账号(包括外汇账户);
2)能够证明双方权利义务关系的证据,主要是销售合同,订单,补充协议等;
3)客户公开的财务报告或者请求客户提供由会计师事务所出具的客户财务审计报告
4)合同担保方面的证据:如房地产抵押协议及抵押登记;与客户关联公司的担保协议;公司与客户股东夫妻个人的担保协议等;
5)能够证明公司按照约定全面履行了自己的交货义务,不存在违约行为的证据,如送货单(需按照合同条款的约定签收);运输单证;验收单证;开具的发票(EMS送达凭证或签收单)等。
6)客户履行合同的证据,如客户的付款凭证;客户盖章确认的还款计划,未兑现的商业汇票等。
7)要求客户履行付款义务的证据,如对账单,付款通知,律师函等。

4. 销售合同模板

    作为确定交易双方规则的书面文本,销售合同在应收账款的管理当中起着至关重要作用。在起草本企业的合同模板时,公司的销售,技术,生产,财务,采购部门应当按照各自的职责对合同条款提出意见与建议。
需要按照公司销售的实际需要,起草不同的合同模板,作为与客户交易时参考使用。
    在与小客户或者信用不明的客户签订销售合同时,一律使用本企业的销售合同范本;在使用大客户的采购合同时,应将该采购合同条款与本企业的销售合同模板进行比较,在签约谈判中力争在大客户的采购合同中增加或删除对本企业有利或不利的条款。

5. 大客户采购合同文本的修改

参考《企业与法手册》中《修改大客户合同条款时的风险规避》一文 。

6.销售合同的担保

    在公司现金流出现困难或危机时,客户通常操作的还款顺序是:
1)法定代表人与股东夫妻担保的款项(利益优先:由于涉及个人或股东利益,所以客户会优先考虑在危机前先行还款);
2)客户股东的亲朋好友(亲情优先);
3)职工工资及解除劳动合同的经济补偿金(法定优先);
4)先期银行贷款或其他债权人抵押的厂房及设备,客户的应收账款的抵押(抵押优先);
5)政府税款,社保金(法定优先);
6)其他债权人的款项。

    因此,企业对信誉不明欠款金额较大的客户,需首先要求客户或客户的法定代表人,股东提供担保后,方才可以欠款:
1)客户提供不动产抵押担保,在双方签订《不动产抵押合同》并在依法办理抵押登记后,方可供货 ;同时,还需查询所抵押的厂房是否已经被第三人实际占有的情况。
2)关联公司提供保证担保;关联公司提供担保,除了签订保证协议外,企业需要收集三方面的证据作为保证协议的附件:担保公司的公司章程(由公司提供或工商局调取);担保公司的股东会或董事会决议(如果是复印件一定要核对原件并要求担保公司在复印件上盖章确认;担保公司股东同意公司对外担保的证明或者让同意对外担保的股东直接在担保合同上签字(同意的股东人数必须符合章程要求)。
3)客户的法定代表人及股东的夫妻提供保证担保;保证人的保证责任应是连带保证责任,而不是一般保证责任。
4)债权担保:如果客户的信誉不明,或者支付能力欠佳,与客户协商进行债权转让,由客户确人相关转让事项;并发送《
应收账款转让通知》 (参考文本见《企业与法手册》),由客户的债务方确认;如果客户的债务方未确认,则需要相关交易证据证明该笔债务的真实性。


7. 应收账款的分类与月汇总

  按照风险程度分可以分别为正常类、关注类、可疑类、风险类、损失类。
1)正常类:客户能够履行合同,没有证据表明应收账款不能按时足额偿付。
2)关注类:存在一些可能对履行合同产生不利影响的因素,但客户目前有能力偿付应收账款。
3)可疑类:客户已经未按照合同约定的期限付款,逾期超过30天,并且没有说明原因。
4)风险类:经过企业发送《对账单》,《付款通知》后,客户还未支付应收账款;或者查询《
中国裁判文书网》,发现客户有逃废债务的行为。
5)损失类:查询《
中国执行信息公开网》发现客户的债务情况已属资不抵债;或者虽然采取诉讼手段,还会损失大部分或全部应收账款。

  根据应收账款的分类,每月由销售部门提供相关信息;财务部门对未到期与已到期的应收账款进行初步汇总,然后通过email群发给公司管理层,销售部门,财务部门等相关人员;由相关人员进一步提供相关信息,管理层按照岗位责任确定具体责任人;最后由财务部门根据新信息汇总定稿。月汇总应当包括以下信息:
1)对关注类,可疑类与风险类欠款客户名称,金额,是否开具增值税发票,逾期天数等;
2)对关注类,可疑类与风险类应收账款的应对措施;
3)按照岗位责任,确定关注类,可疑类,风险类与损失类应收账款的具体负责人及工作内容;
4)联系法律顾问对风险类与损失类应收账款是否采取仲裁与诉讼。

8.客户重大风险预警信号

    参见《企业与法手册》中的《客户重大风险预警信号》一文。

9、应收款催收

    在客户未按销售合同的约定期限付款的情况下:
1)文件准备:首先按照客户信用交易的档案管理的规定,检查被拖欠款项的销售文件是否齐备,如年度销售合同、发货通知,送货单证、发票及邮寄凭证等;如发现重要的合同文件有缺失,应即时补齐(无法补齐的,到客户公司与客户签订还款协议)。
2)停止开票:鉴于客户已经未按期付款,如果企业继续向客户开具增值税发票,将增加企业的税款支出,后期如果法院无法执行判决,就扩大了损失。
3)《
对账单(参考文本见《企业与法手册》):企业应及时向客户通过EMS按照销售合同签订的送达方式寄送对账单,明确产品的送货时间及金额,开具的发票张数及金额,客户的付款金额,客户的欠款金额。
4)控制发货:按照双方在合同中约定的条款与客户实际的欠款情况,采用减少发货的方法控制应收账款的金额,从而督促客户付款。
5)《
付款通知(参考文本见《企业与法手册》):一般在寄送对账单30日后,如果客户没有提出异议,还是不付款,企业需向客户寄送付款通知,要求客户按照合同的约定付款。
6)  律师函:如果客户有偿债能力可以委托律师发律师函;但是对偿债能力不明的客户或者有质量纠纷协商不成的案件,不建议发律师函,而是应即时起诉。