供应商质量纠纷的预防与索赔流程
来源: | 作者:姜晓亮 | 发布时间: 2024-04-15 | 178 次浏览 | 分享到:


姜晓亮 国际法学硕士  

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1. 收货与验收

    企业应当制定收货与产品质量验收的流程,并使用本企业的《收货单》,按合同约定的方式签收后交给供应商或承运方。如必须要使用供应商的送货单的,应特别注意其送货单备注栏的说明与提示,是否有不当的内容。在对供应商的送货单签收后,再以未看到说明与提示为由而加以否认,在证据认定的角度难以成立。

    收货人发现供应商的货物数量短缺或外观有瑕疵的,应当在收货单上注明,一式两份;由供应商或承运方签章确认。

2. 增值税发票的抵扣与付款
  财务部门依据采购合同收取供应商的增值税发票,在与质量部门和生产部门确认产品质量与数量无异议后,才可以将发票交税务部门抵扣。如何双方有质量纠纷或数量短缺,应当将供应商的增值税发票退回,要求供应商按无争议部分的货款金额开具增值税发票;有争议部分待双方达成质量异议处理协议后,再按协议开具增值税发票。以预防供应商以增值税发票已经抵扣为由,要求采购方支付货款。
  收款单位与供应商名称不一致的,财务部门应当拒绝。
  对供应商的付款流程为:
1)预付款必须凭生效的合同与订单;
2)进度款必须凭合同与订单和履行进度的书面证明;
3)验收后付款必须凭合同与订单,收货单、检验单、发票,品检报告。

3. 固定证据
  在发生质量纠纷后,应立即收集并固定相关证据,以准备万一索赔谈判破裂,而通过诉讼或仲裁程序解决纠纷。具体的证据有:
1) 采购合同及质量协议
2) 收货单,质量保证书;质量合格证
3) 提交合同约定的鉴定机构进行质量鉴定;质量检测报告及通知函及EMS凭证
4) 质量不良函件及EMS凭证
5) 双方协商记录,备忘录及会客单
6) 退货通知及EMS凭证
7) 库存清单及照片
8) 具体的损失:按采购合同的约定计算出的损失;会计师事务所出具相关损失的财务报告
9) 退回供货方发票的EMS凭证
10)向供货方提出的质量异议的解决方案及EMS凭证
  上述证据必须在发生质量纠纷后立即收集与固定,而不是在供应商以采购方为被告起诉后,才急急忙忙的收集。实践中,有的企业由于采购人员变动,有质量不良的事实,但没有质量不良的充分证据,从而败诉。

4. 索赔流程


4.1 货物不合格通知

要求供应商按质量协议的约定进行处理。


4.2 损失通知

告知供应商因货物不合格而对采购方造成的损失(损失计算参照采购合同约定)。


4.3 协商通知

  提出协商解决方案,要求供应商在一定期限内到采购方进行协商解决。常用的协商解决方案为:
A)拒收,如造成停产则按采购合同的约定要求供应商承担停产损失;或
B)降价使用,必须经得对方书面认可,否则退货;
C)要求予以退换,并承担因退换而发生的费用由对方承担;
D)部分或全部解除合同,同时按采购合同的约定要求对方承担产品瑕疵造成的损害。


4.4 扣款通知

  在履行了以上程序后,在供应商不愿意协商解决,或者协商不成的情况下,采购方单方实施的解决方案。

     

5. 改进措施

  在处理完与供应商的质量纠纷后,如果双方决定继续合作的,双方通过对质量问题进行分析,及时发现产品质量不合格的原因,制定改进措施:
1)消除产品存在的实际或潜在不合格的原因;
2) 重新设计或调整产品的安全性能、使用性能等;
3) 重新修订与供应商的采购合同及质量协议;
4)供应商重新制定产品售前、售中、售后服务的措施;
5)供应商培训与产品质量职责有关的人员。