姜晓亮 国际法学硕士
1. 收货与验收
企业应当制定收货与产品质量验收的流程，并使用本企业的《收货单》，按合同约定的方式签收后交给供应商或承运方。如必须要使用供应商的送货单的，应特别注意其送货单备注栏的说明与提示,是否有不当的内容。在对供应商的送货单签收后，再以未看到说明与提示为由而加以否认，在证据认定的角度难以成立。
收货人发现供应商的货物数量短缺或外观有瑕疵的，应当在收货单上注明，一式两份；由供应商或承运方签章确认。
2. 增值税发票的抵扣与付款
财务部门依据采购合同收取供应商的增值税发票，在与质量部门和生产部门确认产品质量与数量无异议后，才可以将发票交税务部门抵扣。如何双方有质量纠纷或数量短缺，应当将供应商的增值税发票退回，要求供应商按无争议部分的货款金额开具增值税发票；有争议部分待双方达成质量异议处理协议后，再按协议开具增值税发票。以预防供应商以增值税发票已经抵扣为由，要求采购方支付货款。
收款单位与供应商名称不一致的，财务部门应当拒绝。
对供应商的付款流程为：
1）预付款必须凭生效的合同与订单；
2）进度款必须凭合同与订单和履行进度的书面证明；
3）验收后付款必须凭合同与订单，收货单、检验单、发票，品检报告。
3. 固定证据
在发生质量纠纷后，应立即收集并固定相关证据，以准备万一索赔谈判破裂，而通过诉讼或仲裁程序解决纠纷。具体的证据有：
1） 采购合同及质量协议
2） 收货单，质量保证书；质量合格证
3） 提交合同约定的鉴定机构进行质量鉴定；质量检测报告及通知函及EMS凭证
4） 质量不良函件及EMS凭证
5） 双方协商记录，备忘录及会客单
6） 退货通知及EMS凭证
7） 库存清单及照片
8） 具体的损失：按采购合同的约定计算出的损失；会计师事务所出具相关损失的财务报告
9） 退回供货方发票的EMS凭证
10）向供货方提出的质量异议的解决方案及EMS凭证
上述证据必须在发生质量纠纷后立即收集与固定，而不是在供应商以采购方为被告起诉后，才急急忙忙的收集。实践中，有的企业由于采购人员变动，有质量不良的事实，但没有质量不良的充分证据，从而败诉。
4. 索赔流程
4.1 货物不合格通知
要求供应商按质量协议的约定进行处理。
4.2 损失通知
告知供应商因货物不合格而对采购方造成的损失（损失计算参照采购合同约定）。
4.3 协商通知
提出协商解决方案，要求供应商在一定期限内到采购方进行协商解决。常用的协商解决方案为：
A）拒收，如造成停产则按采购合同的约定要求供应商承担停产损失；或
B）降价使用，必须经得对方书面认可，否则退货；
C）要求予以退换，并承担因退换而发生的费用由对方承担；
D）部分或全部解除合同，同时按采购合同的约定要求对方承担产品瑕疵造成的损害。
4.4 扣款通知
在履行了以上程序后，在供应商不愿意协商解决，或者协商不成的情况下，采购方单方实施的解决方案。
5. 改进措施
在处理完与供应商的质量纠纷后，如果双方决定继续合作的，双方通过对质量问题进行分析，及时发现产品质量不合格的原因，制定改进措施：
1）消除产品存在的实际或潜在不合格的原因；
2) 重新设计或调整产品的安全性能、使用性能等；
3) 重新修订与供应商的采购合同及质量协议；
4）供应商重新制定产品售前、售中、售后服务的措施；
5）供应商培训与产品质量职责有关的人员。